Vuoden Tarjoilija –tavaramerkin omistaa Wihuri Metro-tukku, joka toimii myös kilpailun vastuullisena järjestäjänä. Vuoden Tarjoilija- kilpailutapahtuma toteutetaan yhteistyössä Vuoden Tarjoilija-verkoston ja laajan yhteistyökumppaniverkoston kanssa. Wihuri Metro-tukulla on oikeus jättää kilpailu järjestämättä asioiden niin vaatiessa (force majeure). 

Vuoden Tarjoilija -kilpailuun voivat osallistua Suomessa asuvat Suomen kansalaiset että kaikki Suomessa vakituisesti asuvat ja ravintola-alalla työskentelevät salipuolen ammattilaiset. Kilpailun aiemmin voittaneet eivät voi enää osallistua kilpailuun.

Kaikki hakuaikaan, hakutehtäviin ja kilpailutapahtumiin liittyvät materiaalit ja tehtävät tulee toimittaa kilpailun järjestäjälle suomen kielellä. Kilpailun aikana voi saada ohjeita englanniksi, mikäli suomi ei ole kilpailijan ensisijainen kieli. Kilpailijan vastuulla on itse kertoa järjestäjälle kaikista kielitarpeisiin liittyvistä asioista. Kilpailun juonnot ja sisällöntuotanto toteutetaan suomeksi. 

Hakijan tulee huomioida, että mahdollinen kilpailuvoiton tuoma edustusvuosi voi sisältää edustustehtäviä ja yhteistyökumppaneiden kanssa tuotettavaa sisältöä, jotka edellyttävät suomenkielisten materiaalien tuottamista. 

Wihuri Metro-tukku vahvistaa kilpailun päätuomarin, tuomariston ja muun kilpailuorganisaation. Tuomareiden valinnassa kiinnitetään huomiota siihen, että tuomaristo koostuu alan ammattilaisista ja mahdollinen esteellisyys toimia tuomarointitehtävissä huomioidaan. Tuomaroinnin tulee olla asiallista, tasapuolista ja oikeudenmukaista. 

Vuoden Tarjoilija -kilpailu muodostuu eri vaiheista; alkukarsinta, semifinaali ja finaali. Alkukarsinta tuomaroidaan ennakkotehtävien perusteella, ja tästä jatkoon päässeille hakijoille ilmoitetaan sähköisesti jatkopaikasta. Vuoden Tarjoilija -kilpailun voittaja julkistetaan finaalin jälkeen palkintojenjakotilaisuudessa.  

Vuoden Tarjoilija -kilpailun semifinalistien ja finalistien nimet, tehtävien sisältö, arviointikriteerit ja aikataulu julkistetaan kilpailun edetessä kilpailujärjestäjän toimesta. 

Kilpailun voittaja palkitaan MaRa ry:n stipendirahaston 10 000 euron apurahalla oman ammattitaidon kehittämistä varten.

Vuoden Tarjoilija -kilpailun voittaja edustaa arvokkaasti Vuoden Tarjoilija -tavaramerkkiä ja toimii ravintola-alan myönteisenä esikuvana edustusvuotenaan.  

Wihuri Metro-tukulla ja Vuoden Tarjoilija- kilpailutoiminnan yhteistyökumppaneilla on erikseen sovittavalla tavalla oikeus hyödyntää Vuoden Tarjoilija -kilpailun voittajaa edustus- ja viestintätehtävissä tämän edustusvuonna, aina seuraavaan Vuoden Tarjoilija -voittajan valintaan saakka. Tänä aikana voittajalla ei saa olla muita vaikuttaja tai edustussopimuksia eikä osallistua tilaisuuksiin, jotka ovat ristiriidassa tapahtuman yhteistyökumppaneiden kanssa. 

Semifinalistien, finalistien ja voittajan kanssa solmitaan kilpailijasopimukset Wihuri Metro-tukun toimesta.